Học việc nhanh tiến bộ với 3 thói quen

dịch từ link gốc: https://toyokeizai.net/articles/-/307168

tác giả: Shimamura Kimitoshi, Koushi Vision CEO

Thế lưỡng nan [phải nhanh chóng đào tạo người mới] [thế nhưng bận rộn suốt ngày chẳng có thời gian đâu mà dậy dỗ] luôn là một bài toán hóc búa cho nhiều nhà lãnh đạo. Theo anh Shimamura, một nhà đào tạo chuyên nghiệp từng tổ chức tập huấn cho tổng cộng 20 ngàn nhân viên Softbank, đồng thời là tác giả cuốn “Nghệ thuật đặt câu hỏi giúp Nhân viên mới tiến bộ chỉ sau 10 giây”  thì “Những nhân viên mới tiến bộ nhanh thường có 3 điểm chung”. 3 điểm chung đó là gì, ta hãy cùng tìm hiểu cách thức nhanh chóng biến Nhân viên mới thành Nhân viên chủ lực một cách hiệu quả nhé.

■Điểm chung 1: Thói quen ghi chép (memo)

 Nhân viên mới ở chỗ các bạn đang tiến bộ tốt chứ? Bạn mới ấy có trưởng thành nhanh so với các bạn mới khác không? Từ cùng một mức xuất phát, sau vài tháng, ta bắt đầu thấy có sự khác biệt trong mức độ tiến bộ của các nhân viên mới.

Trong bài này, chúng tôi sẽ giới thiệu 3 điểm chung của những Nhân viên mới tiến bộ nhanh. Hy vọng ý thức về những điểm này sẽ trở thành chìa khoá để những nhà đào tạo bận rộn dẫn dắt được các nhân viên mới nhanh chóng trở thành một nhân viên thực thụ

Các bạn mới vào chỗ làm được vài tháng thì khi nghe lời khuyên từ những anh chị đi trước hay khi nghe bạn nói, các bạn ấy có thói quen memo lại không?

Người được phân công đào tạo (trainer) người mới thường ngày rất bận và không thể chỉ coi sóc mỗi nhân viên mới không thôi được. Hoàn cảnh bận rộn như vậy không cho phép trainer trả lời nhiều lần cùng một câu hỏi từ các bạn mới. Từ phía nhân viên mới, nhiều khi các bạn lại không sắp xếp các hướng dẫn/chỉ thị nhận được một cách hợp lý dẫn đến hay hỏi đi hỏi lại và bị khiển trách. Nếu cứ như thế thì dần dần người trở nên ngại hỏi các anh chị đi trước, thậm chí có không ít lựa chọn không hỏi cả những việc nhất thiết phải hỏi mà lao vào vòng tự suy nghĩ luẩn quẩn dẫn đến nhiều thời gian bị lãng phí vô ích. Cả đương sự và trainer nhiều khi đều không nhận ra sự thiếu hiệu quả này.

[Memo], một điều cơ bản đối với các nhân viên kỳ cựu, hoá ra lại khá ít quen thuộc với các bạn nhân viên mới và điều này làm chậm sự trưởng thành của các bạn mới.

Vậy thì, để tránh bị hỏi lại những việc mình đã ra hướng dẫn, ta nên bảo các bạn memo như thế nào? Thường thì mọi người sẽ trả lời là cứ hướng dẫn các bạn memo theo format 5W1H là được. Thế nhưng nếu ta chỉ nói khơi khơi cho các bạn là “Hãy memo theo 5W1H” thì thực tế sẽ khó cho các bạn có thể memo một cách chuẩn xác ngay từ đầu.

Cho nên khi hướng dẫn nghiệp vụ, hãy cố ý tạo ra một tình huống không rõ ràng với những yêu cầu không đầy đủ xét từ góc độ 5W1H. Ví dụ bạn nói với bạn mới “nhờ em trong ngày hôm nay ….. nhé” và giả sử bạn quan sát thấy bạn mới memo là “ngày hôm nay …” và không tỏ ra có động thái xác nhận thời gian cụ thể, bạn có thể lưu ý ngay “em không cần xác nhận làm việc đó trước mấy giờ ngày hôm nay à”?

Lúc khác, thử yêu cầu “Em in cái này nhé, để dùng cho cuộc họp …”, nếu thấy bạn mới không xác nhận gì thêm hãy thì hỏi nhỏ “Em biết in mấy bộ rồi nhỉ?” “Em không cần hỏi in mầu hay in đen trắng à?” … để gợi ý cho bạn xác nhận thêm theo format 5W1H. Như thế việc làm sai phải làm lại sẽ dần ít đi và việc đào tạo của trainer sẽ dần được giảm tải.

Như thế, với các bạn mới biết tự sắp xếp thông tin hiệu quả theo 5W1H chỉ sau 1 lần được hướng dẫn, ta có thể yên tâm giao việc và bạn mới đó sẽ trưởng thành nhanh chóng.

■Điểm chung 2: Thói quen Cảm ơn

Khi đào tạo nhân viên mới, có một điều thật ra rất quan trọng là xây dựng cho các bạn “Tinh thần và thái độ học hỏi”. Nói cách khác là chỉ cho các bạn “Cách học thế nào để người ta muốn dậy mình”

Dù ở vai trò chuyên đào tạo người mới, trainer trước tiên cũng vẫn là một con người. Tuỳ vào thái độ của người học hay cảm nhận của trainer về ý nghĩa của bản thân việc dậy dỗ mà động lực đào tạo của trainer có thể bị ảnh hưởng.

Ở đây, điều quan trọng là việc thể hiện sự cảm ơn từ phía người được đào. Bạn sẽ muốn hướng dẫn ai hơn? Hướng dẫn một bạn mới chẳng bao giờ có một lời cảm ơn hay một bạn khác thể hiện sự biết ơn? Chắc chắn bạn sẽ muốn hướng dẫn nhiều hơn nữa cho người thể hiện rõ lòng biết ơn khi được chỉ bảo.

Ví dụ lúc gặp nhau, sau khi chào bạn, bạn mới chủ động nói thêm “Cảm ơn anh hôm trước đã hướng dẫn em việc ….” “Cảm ơn anh đã dành thời gian cho em hôm trước, có gì anh tiếp tục chỉ bảo em nhé” “Hôm trước anh chỉ xong rồi em áp dụng thử luôn, thấy rất tốt anh ạ” , hẳn bạn sẽ nghĩ “vậy thì mình sẽ lại hướng dẫn bạn này”.

Làm như vậy, bạn mới vào sẽ dễ duy trì được các mối quan hệ trong đó bạn ấy thường xuyên được khuyên bảo. Việc duy trì quan hệ như vậy dĩ nhiên tuỳ vào cách học của nhân viên mới, tuy nhiên sẽ rất ý nghĩa nếu ngay từ đầu trainer có thể làm cho các bạn ý thức được tầm quan trọng của việc này. Còn nếu nhân viên mới tỏ thái độ rằng “Cấp trên có nghĩa vụ phải hướng dẫn, tôi được chỉ dậy là việc đương nhiên”, sớm muộn thì sẽ không còn ai chỉ bảo cho nữa.

Ví dụ khi bạn mới do bạn phụ trách được một anh chị khác dậy một việc gì đó, hãy chỉ ra cho bạn ấy “Đừng nghĩ rằng việc anh chị ấy chỉ bảo mình là chuyện đương nhiên nhé” hay “Sẽ rất tốt nếu em bầy tỏ sự biết ơn, như thế em sẽ tiếp tục được hướng dẫn”. Như thế các tiền bối trong công ty có thêm động lực để tiếp tục hướng dẫn và sẽ có thêm nhiều người chia sẻ việc đào tạo bạn mới. Và một lẽ tự nhiên là các bạn mới được nhiều người cùng chỉ dậy sẽ nhận được nhiều lời khuyên để từ đó tiến bộ nhanh hơn.

■Điểm chung 3: Có thể mở lời “Nhờ giúp đỡ”

Đâu cũng vậy, một điều thường khiến nhiều trainer đau đầu là có một số bạn nhân viên mới luôn im ỉm chẳng chịu mở lời về những khó khăn hay lo lắng của bản thân.

Để tránh điều này, điều quan trọng là trainer cần làm rõ với các bạn mới rằng  “Nhờ giúp đỡ hoàn toàn không phải là điều gì đáng xấu hổ. Nhờ giúp đỡ là việc cần thiết để cả team hoàn thành mục tiêu. Chần chừ mới là vấn đề”. Nhất thiết phải giúp người mới ý thức rằng “Thông qua bàn bạc để thúc đẩy công việc chính là đóng góp cho team”.

Thường thì những bạn mới không có khả năng phát đi tín hiệu SOS như “không nắm được cách thức tiến hành công việc”, “không hiểu được nghiệp vụ” có thể là những người có xu hướng thận trọng quá mức, sợ bị đánh giá và muốn tránh thất bại bằng mọi giá. Hoặc cũng có thể họ chưa có đủ thất bại khiến họ quá tự hào về bản thân dẫn đến lựa chọn tự mình vật lộn với vấn đề mà không chịu đem đi hỏi hoặc bàn bạc.

Tuýp người này thường tự nhủ “Sắp ra rồi, chỉ cần tự tìm tòi thêm một chút nữa là xong, khỏi cần hỏi”, “mình phải tự giải quyết kẻo lại bị xung quanh đánh giá là thiếu năng lực”.., rồi tự mình đánh vật với vướng mắc khiến việc giải quyết bị kéo dài. Đứng từ góc độ chi phí thời gian mà nói, việc im lặng vật lộn tới vài ngày cho một trở ngại như vậy là vấn đề lớn. Tôi thường nhắc đi nhắc lại với các bạn mới rằng “Có khó khăn mà không nói ra và cứ để như thế là tối kị. Hãy xem trọng việc báo cáo và bàn thảo kịp thời”.

Khi trục trặc hay khó khăn phát sinh, nhân viên mới hay tự nghĩ “xấu hổ thật” hay “sẽ bị đánh giá thấp mất” và coi vướng mắc đó là của riêng mình. Với tư cách là trainer, việc bạn nhấn mạnh “không thể để lãng phí thời gian, bạn phải báo cáo sự việc vì lợi ích của cả team” để team có ý thức triệt để chuyện này là hết sức quan trọng. Làm như thế, team có thể sớm hành động để giải quyết vấn đề, giúp các tổn thất về mặt thời gian và thành quả công việc cho cả tổ chức dừng lại ở mức tối thiểu.

Từ phía bạn mới, sau khi được team thu nhận giúp vướng mắc đang có, bạn ấy có thể nhanh chóng bắt tay vào hành động đúng hướng và trưởng thành nhanh chóng.

■Có 3 thói quen này thì sẽ được nhiều người trợ giúp

Trên đây là 3 thói quen chung của những nhân viên mới tiến bộ nhanh. Cả 3 đều là những điểm mà mọi nhân viên lão luyện coi là hết sức cơ bản, nhưng lại có nhiều bạn mới không nắm được hơn ta tưởng. Thực tế nếu không để ý mài giũa 3 thói quen này mà cứ để nguyên như vậy thì dù có bỏ thời gian hướng dẫn kỹ càng, tốc độ trưởng thành của các bạn mới cũng sẽ không được như mong đợi.

Hơn nữa, các bạn mới đã thực hành được 3 thói quen này còn được thêm một lợi điểm phụ. Đó là tiếp xúc được với nhiều anh chị đi trước hơn. Với một người mới biết cẩn thận ghi lại những gì được hướng dẫn, bầy tỏ sự cảm ơn, kịp thời báo cáo các trục trặc xẩy ra thì dù cho không phải là trainer trực tiếp, mọi người xung quanh bạn ấy cũng sẽ nghĩ rằng “Bạn này được, mình sẽ hỗ trợ bạn ấy”.

Cứ thế, việc đã thuận lợi lại càng trở nên trôi chẩy. Khi bạn quá bận và không để mắt hết được đến các bạn mới, nếu có nhiều người cùng tham gia với các bạn ấy mỗi người một chút thì các bạn sẽ rất yên tâm. Hơn nữa, sẽ không chỉ có một trainer theo dõi sự trưởng thành của các bạn mà có nhiều người khác cùng giúp thì việc training chắc chắn có hiệu quả hơn.

Các bạn trainer từ nay về sau khi đào tạo nhân viên mới thử lưu ý 3 điểm chung được giới thiệu trong bài này nhé. Và cũng lưu ý làm sao công việc đào tạo các bạn mới không chỉ đặt lên vai một mình ta mà cố kêu gọi, “lôi kéo” để có thêm nhiều người trong tổ chức cùng chia sẻ công việc này. Như thế nhất định là các bạn mới vào sẽ trưởng thành vượt bậc.

Add a Comment

Your email address will not be published.