5 bước để tiến hành Retrospective meeting hiệu quả

Những năm trước khi chúng tôi bắt đầu thực hiện dự án theo mô hình Scrum. Chúng tôi thường tổ chức Retrospective meeting hết sức đơn giản.

Meeting trong một phòng họp, mỗi người tham gia sẽ phải trả lời hai câu hỏi:

  • Những điểm tốt (Good Point)
  • Những điểm cần cải thiện (Bad Point)
Sau một thời gian vận hành theo cách này thì buổi họp Retrospective tẻ nhạt và không hiệu quả. Có rất ít vấn đề được đưa ra giải quyết, mọi người không cảm thấy hào hứng khi tham gia meeting. Có những người thậm chí tham gia meeting nhưng không có ý kiến và đóng góp gì suốt buổi họp.

Rất may lúc đó là giai đoạn đầu áp dụng Scrum nên việc học hành Scrum trong công ty rất có phong trào. Nhóm chúng tôi cùng nhau đọc cuốn sách “Agile Retrospectives: Making Good Teams Great” và đem vào việc thực hành áp dụng trong dự án của mình. Kết quả rất khả quan, team rất hào hứng và cảm thấy thú vị với những activity chúng tôi đã áp dụng từ sách.

Dưới đây là cấu trúc của buổi họp Retrospective Meeting bao gồm 5 bước phổ biến được Esther Derby và Diana Larsen đề cập trong sách “Agile Retrospectives: Making Good Teams Great”
  1. Setting the stage



Mục tiêu của giai đoạn đầu là tạo ra một bầu không khí của một cuộc họp an toàn và hiệu quả. Giúp mọi người thoải mái chia sẻ những vấn đề của nhóm. Đây là phần quan trọng đặt nền tảng cho những phần còn lại của buổi họp.
  1. Gather Data: Thu thập dữ liệu

Bây giờ nhóm phải nhìn lại những gì đã xảy ra trong sprint trước, với mục tiêu thu thập càng nhiều dữ liệu càng tốt. Mỗi người đều có quan điểm riêng của mình về một vấn đề, vì vậy nhóm cần nhận được đầu vào từ tất cả mọi người để có thể tạo ra một bức tranh hoàn chỉnh về những gì đã xảy ra.

Tóm lại, tất cả chỉ để nhìn lại những gì đã xảy ra trong sprint trước: những gì chúng ta đã làm tốt và những gì đã làm chưa tốt.


  1. Generate Insights: Tạo ra hiểu biết sâu sắc

Với kết quả từ bước thu thập dữ liệu, nhóm đã biết cái gì đã xảy ra và bây giờ là lúc tìm hiểu TẠI SAO nó đã xảy ra. Đây là thời gian để xem xét sâu hơn, tìm các kết nối giữa các dữ kiện thu thập được và đưa ra các vấn đề cần giải quyết

Hãy tìm những nguyên nhân gốc rễ của vấn đề bằng cách đặt câu hỏi “TẠI SAO?” hãy tiếp tục đặt câu hỏi cho tới khi bạn tìm được vấn đề thực sự. Đây là kỹ thuật 5Why nhằm tìm ra vấn đề gốc rễ mà các nhóm có thể áp dụng.
  1. Decide What to Do: Xác định hành động cải tiến

Sau khi đã hiểu gốc rễ của vấn đề, chúng ta cần đưa ra các cải tiến để có thể khắc phục chúng. Nói cách khác: biến vấn đề thành giải pháp. Team sẽ cần chọn các hành động có thể thực hiện để đạt được các mục tiêu hoặc giảm thiểu rủi ro. Các hành động thiết lập phải là các hành động cụ thể bởi ai đó vào một ngày cụ thể.
  1. Close the Retrospective: Kết thúc buổi họp

Mục tiêu của giai đoạn cuối là tổng kết lại kết quả của buổi họp Retrospective và để lại cảm giác tốt cho người tham gia buổi họp. Mọi người nên rời phòng họp với cảm giác đã đạt được điều hữu ích mà cuộc họp mang lại.

Cuối Retrospective meeting nên hỏi team: làm thế nào để Retrospective meeting lần sau tốt hơn. Hãy cảm ơn họ đã giành thời gian tham gia Retrospective meeting.

TIP

Dưới đây là một số website với activity bạn có thể sử dụng cho 5 bước trên. Những activity này nếu được áp dụng tốt sẽ đem lại sự mới mẻ và hiệu quả cho buổi họp Retrospective. Tôi thường tham khảo các activity này để thiết kế cho buổi họp của nhóm được hiệu quả. Tùy thuộc vào mục đích của mỗi buổi Retrospective, bạn có thể lựa chọn để áp dụng chúng cho Retrospecive của nhóm mình.
Link tham khảo:

Book: Agile Retrospectives: Making Good Teams Great

http://mwickman.com/scrum-retrospective-recipe-pt-2/

Add a Comment

Your email address will not be published.